Guia Completo: Ofício Como Fazer com Precisão e Profissionalismo

Entendendo o Ofício: Sua Finalidade e Relevância na Comunicação Formal - Ofício Como Fazer

O ofício é uma modalidade de comunicação escrita formal, amplamente utilizada tanto na administração pública quanto em instituições privadas para transmitir informações, fazer solicitações, encaminhar documentos, entre outras finalidades. Dominar a arte de como fazer um ofício é crucial para garantir que a sua mensagem seja clara, eficaz e profissionalmente recebida, funcionando como um registro oficial das comunicações entre diferentes entidades ou setores.

Estrutura Essencial do Ofício: Componentes Indispensáveis - Ofício Como Fazer

A elaboração de um ofício segue uma estrutura padronizada para assegurar a clareza e a formalidade necessárias. Conhecer cada um dos seus componentes é o primeiro passo para aprender como fazer um ofício corretamente.

Timbre da Instituição

Localizado no topo da página, o timbre identifica a organização remetente. Geralmente contém o nome da instituição, o setor específico, endereço, telefone e, por vezes, o logótipo. Esta é uma prática comum em documentos oficiais para identificação imediata.

Número do Ofício e Sigla do Setor

Essencial para o controle e arquivamento, o número do ofício é sequencial, usualmente seguido do ano e da sigla do setor emissor (exemplo: Ofício nº 254/2025 – DIR). O Manual de Redação da Presidência da República, por exemplo, orienta sobre a importância da correta numeração e identificação dos atos oficiais para fins de organização e rastreabilidade.

Local e Data

Indica a cidade de onde o ofício é expedido e a data de sua emissão, escrita por extenso e alinhada, via de regra, à direita da página (exemplo: Florianópolis, 17 de maio de 2025).

Vocativo (Invocação)

É a forma de tratamento utilizada para se dirigir ao destinatário. A escolha do vocativo adequado demonstra respeito e observância às normas hierárquicas. Formas como "Excelentíssimo Senhor Chefe de Departamento," ou "Senhora Diretora," são comuns. Para casos específicos, o Manual de Redação da Presidência da República apresenta uma lista detalhada dos pronomes de tratamento e vocativos correspondentes às diversas autoridades.

Corpo do Texto: O Coração do Ofício Como Fazer

Esta é a parte central do ofício, onde a mensagem é desenvolvida. Recomenda-se dividir o corpo do texto em introdução (apresentando o motivo do contato), desenvolvimento (detalhando a solicitação, informação ou argumentação) e conclusão (reiterando o ponto principal ou a providência esperada). A clareza e a objetividade são fundamentais nesta seção.

Fecho de Cortesia

Trata-se da saudação final que precede a assinatura. Os fechos mais comuns são "Atenciosamente," e "Respeitosamente,". A escolha entre um e outro pode variar conforme a relação hierárquica entre remetente e destinatário, uma distinção que manuais de redação oficial frequentemente abordam.

Assinatura e Identificação do Remetente

Abaixo do fecho, insere-se a assinatura manuscrita do responsável pelo ofício. Logo abaixo, deve constar o nome completo digitado, o cargo ou função e, se pertinente, o departamento ou matrícula do signatário.

Linguagem e Tom: A Voz do Ofício Como Fazer

A comunicação por meio de ofício exige um padrão linguístico específico, pautado pela formalidade e impessoalidade.

Formalidade: Utiliza-se a norma culta da língua portuguesa, evitando gírias, abreviações informais e regionalismos.
Impessoalidade: Privilegia-se a terceira pessoa do singular ou a voz passiva para evitar expressões de cunho pessoal. O foco deve ser o assunto tratado, e não a opinião do remetente.
Clareza e Objetividade: A mensagem deve ser transmitida de forma direta, sem ambiguidades ou rodeios desnecessários.
Concisão: Utilizar apenas as palavras indispensáveis para expressar a ideia, evitando redundâncias.
Uniformidade: Manter um padrão de formatação e terminologia, conforme preconizado por documentos como o Manual de Redação da Presidência da República, contribui para a padronização e o profissionalismo da comunicação oficial.

Passos Práticos para Elaborar seu Ofício Como Fazer

Para garantir a eficácia do seu ofício, siga um processo estruturado.

Planejamento Detalhado

Antes de iniciar a redação, defina claramente o objetivo do ofício. Colete todas as informações necessárias e identifique corretamente o destinatário, incluindo seu cargo e endereço.

Redação Cuidadosa

Siga a estrutura padrão do ofício, empregando a linguagem e o tom adequados. Comece pelas informações mais importantes e desenvolva os argumentos de forma lógica e coerente. A precisão vocabular é um aspecto que especialistas em redação técnica sempre enfatizam.

Revisão Minuciosa

Após redigir, revise atentamente o texto. Verifique a correção ortográfica e gramatical, a clareza das ideias, a completude das informações e a formatação. A leitura em voz alta pode ser uma técnica útil para identificar frases mal construídas ou erros que passaram despercebidos.

Dicas Adicionais para um Ofício Impecável - Ofício Como Fazer

Sempre que possível, utilize papel timbrado da sua instituição.
Observe com rigor os pronomes de tratamento e a forma correta de endereçamento. Para tal, a consulta a manuais de redação oficial, como o já mencionado Manual de Redação da Presidência da República, é de grande valia.
Mantenha uma cópia de todos os ofícios enviados para seus arquivos.
Caso necessite anexar documentos, mencione-os expressamente no corpo do texto (por exemplo: "Em anexo, encaminho os relatórios solicitados.") e, se houver mais de um, liste-os ao final.

Erros Comuns ao Elaborar um Ofício e Como Evitá-los - Ofício Como Fazer

Conhecer os equívocos mais frequentes ajuda a aprimorar a qualidade dos seus ofícios.

Falta de clareza no objetivo: O destinatário não compreende o que se espera dele. Seja direto e específico.
Erros de português e digitação: Minam a credibilidade do documento e do remetente. Revise sempre.
Uso de linguagem inadequada: Evite tanto a informalidade excessiva quanto o rebuscamento desnecessário, que pode dificultar a compreensão.
Informações incompletas ou incorretas: Podem levar a mal-entendidos ou à necessidade de novas comunicações para esclarecimentos. Verifique todos os dados.
Formatação descuidada: Um documento mal formatado transmite desleixo e pode dificultar a leitura. Siga os padrões estabelecidos.

Ao seguir estas orientações sobre como fazer um ofício, você estará mais preparado para redigir comunicações formais eficazes, que transmitam profissionalismo e alcancem seus objetivos com clareza e precisão.