Como Fazer um Ofício: Guia Completo para uma Comunicação Oficial Eficaz

Desvendando o Ofício: Sua Importância e Aplicação

O ofício é um documento formal amplamente utilizado na administração pública e, por vezes, em instituições privadas, para comunicações oficiais. Seja para solicitar, requerer, informar ou comunicar algo de interesse institucional, o ofício possui valor jurídico e segue uma estrutura padronizada. Dominar a arte de como fazer um ofício é essencial para garantir clareza, objetividade e o devido encaminhamento de suas demandas ou informações.

A Estrutura Padronizada de Como Fazer um Ofício

A correta elaboração de um ofício depende do seguimento de uma estrutura específica, que organiza as informações de maneira lógica e facilita a compreensão pelo destinatário. Conforme o Manual de Redação da Presidência da República, que estabelece diretrizes para a comunicação oficial no Brasil, um ofício geralmente contém os seguintes elementos.

1. Cabeçalho em Como Fazer um Ofício

O cabeçalho é a primeira parte do ofício e deve conter o nome da instituição ou órgão emissor, centralizado no topo da página. Em muitos casos, utiliza-se papel timbrado. O Manual de Redação da Presidência da República detalha que o cabeçalho é utilizado apenas na primeira página e pode incluir o Brasão de Armas da República, o nome do órgão principal e órgãos secundários, se necessário.

2. Identificação do Expediente (Número e Sigla) em Como Fazer um Ofício

Logo abaixo do cabeçalho, à esquerda, deve constar a identificação do documento. Esta identificação é composta pelo tipo de documento (Ofício), seguido do número sequencial, o ano e a sigla do setor ou órgão que o expede (Ex: Ofício nº 123/2024 - SIGLA). Essa numeração é crucial para o controle e registro dos documentos enviados e recebidos.

3. Local e Data em Como Fazer um Ofício

Alinhados à direita, devem ser informados o local (cidade) e a data de expedição do ofício. Por exemplo: Brasília, 17 de maio de 2025.

4. Endereçamento (Destinatário) em Como Fazer um Ofício

Esta seção, também alinhada à direita, abaixo do local e data, contém as informações do destinatário. Inclui-se o pronome de tratamento adequado, o nome completo, o cargo e o endereço completo da pessoa ou instituição que receberá o ofício. O Manual de Redação da Presidência da República especifica que o CEP é dispensável se o ofício for para o mesmo órgão.

5. Assunto em Como Fazer um Ofício

De forma concisa e clara, o assunto indica o tema principal do ofício. Deve ser destacado, geralmente em negrito, e posicionado abaixo do endereçamento.

6. Vocativo em Como Fazer um Ofício

O vocativo é a saudação inicial ao destinatário, utilizando o pronome de tratamento apropriado seguido do cargo. Por exemplo: "Senhor Diretor," ou "Excelentíssimo Senhor Deputado,". A escolha do pronome de tratamento correto é fundamental e depende da posição hierárquica do destinatário.

7. Corpo do Texto em Como Fazer um Ofício

O corpo do texto é a parte central do ofício, onde a mensagem é desenvolvida. Deve ser redigido em linguagem formal, impessoal, clara, objetiva e concisa. A partir do segundo parágrafo, é comum numerar os parágrafos para facilitar a referência. O texto deve apresentar uma introdução (apresentando o objetivo do documento), um desenvolvimento (detalhando o assunto) e uma conclusão (afirmando a posição sobre o assunto ou a solicitação). É crucial manter a coerência e a coesão textual, utilizando a norma-padrão da língua portuguesa.

8. Fecho em Como Fazer um Ofício

O fecho é a despedida formal. Segundo o Manual de Redação da Presidência da República, utiliza-se "Respeitosamente," para autoridades de hierarquia superior à do remetente e "Atenciosamente," para autoridades da mesma hierarquia ou de hierarquia inferior. O fecho deve ser seguido de vírgula.

9. Assinatura e Identificação do Remetente em Como Fazer um Ofício

Abaixo do fecho, centralizado, deve constar a assinatura do remetente, seguida do seu nome completo e do cargo ou função que ocupa. Não se utiliza linha para a assinatura.

A Linguagem Adequada para Como Fazer um Ofício

A linguagem empregada em um ofício deve ser formal, impessoal e objetiva. Deve-se utilizar a norma-padrão da língua portuguesa, evitando gírias, regionalismos ou linguagem coloquial. A clareza e a concisão são essenciais para que a mensagem seja compreendida sem ambiguidades. O tratamento deve ser respeitoso e seguir as normas de pronomes de tratamento adequadas à autoridade a quem o documento se destina. O Manual de Redação da Presidência da República é uma referência fundamental para consulta sobre esses aspectos. É importante notar que um decreto de 2019 simplificou o uso de pronomes de tratamento na comunicação com agentes públicos federais, indicando "senhor" ou "senhora" como forma padrão, independentemente do nível hierárquico, embora contextos específicos ainda possam exigir formas tradicionais.

Tipos de Ofício e Suas Finalidades em Como Fazer um Ofício

Existem diferentes tipos de ofício, dependendo do seu objetivo comunicativo. Alguns dos mais comuns incluem:

Ofício de Solicitação: Utilizado para fazer um pedido ou requerimento a uma autoridade ou instituição.
Ofício de Comunicação: Tem como finalidade informar sobre um determinado assunto.
Ofício de Requerimento: Similar ao de solicitação, formaliza um pedido específico.
Ofício Jurídico: Expedido por autoridades judiciais para solicitar informações ou providências.
Ofício Circular: Enviado para múltiplos destinatários.
Ofício Conjunto: Elaborado e assinado por mais de um órgão remetente para um único destinatário.
Ofício Conjunto Circular: Combina as características dos dois anteriores, sendo enviado por múltiplos órgãos para múltiplos destinatários.

A escolha do tipo de ofício adequado é o primeiro passo para garantir que sua mensagem atinja o propósito desejado.

Erros Comuns a Evitar ao Elaborar um Ofício e Como Fazer um Ofício Corretamente

Ao redigir um ofício, alguns erros podem comprometer sua eficácia e formalidade. É importante estar atento para evitá-los:

Falta de Clareza e Objetividade: Textos prolixos ou confusos dificultam a compreensão.
Ignorar o Público-Alvo: A linguagem e o nível de detalhamento devem ser adequados ao destinatário.
Erros Gramaticais e Ortográficos: Demonstram descuido e podem prejudicar a credibilidade do documento. É fundamental revisar o texto cuidadosamente.
Estrutura Inadequada: Não seguir o padrão estabelecido para ofícios pode invalidar o documento ou dificultar seu processamento.
Uso Incorreto de Pronomes de Tratamento: Pode ser considerado desrespeitoso ou inadequado.
Informações Incompletas ou Incorretas: Todos os dados, como números, datas e nomes, devem ser precisos.
Ausência de Assinatura ou Identificação: Impede a validação e responsabilização pelo documento.

Evitar esses erros comuns é crucial para a eficácia da comunicação oficial. Uma revisão atenta e o conhecimento das normas são os melhores caminhos para produzir um ofício impecável.

A Importância do Protocolo em Como Fazer um Ofício

O protocolo é o registro que comprova o recebimento do ofício pelo destinatário. Ele garante a rastreabilidade do documento e serve como evidência da comunicação. Ao enviar um ofício, especialmente em contextos formais ou que envolvam prazos, é fundamental assegurar que haja um comprovante de entrega, seja por meio de um carimbo de protocolo no próprio documento, aviso de recebimento (AR) dos Correios ou sistemas eletrônicos de protocolo.

Dominar a elaboração de ofícios é uma habilidade valiosa, que reflete profissionalismo e respeito às normas institucionais. Ao seguir as diretrizes de estrutura, linguagem e formalidade, e atentando-se aos detalhes, é possível garantir que suas comunicações oficiais sejam claras, eficazes e alcancem seus objetivos. O Manual de Redação da Presidência da República continua sendo a principal referência para a elaboração de documentos oficiais no âmbito federal, oferecendo modelos e orientações detalhadas.