Como Fazer Ata: Um Guia Completo para Registros Eficazes

Desvendando a Arte de Como Fazer Ata

A ata é um documento essencial no mundo corporativo e em diversas outras esferas organizacionais. Seja em uma reunião de condomínio, uma assembleia de acionistas ou um encontro departamental, saber como fazer ata de forma correta garante o registro fidedigno das discussões e decisões, servindo como um importante instrumento de consulta e, em muitos casos, com validade jurídica. Este artigo explora os meandros da elaboração de atas, desde sua estrutura básica até dicas para torná-las mais eficientes e confiáveis.

O Que É e Qual a Importância de Saber Como Fazer Ata?

Uma ata é um relato formal e objetivo do que ocorreu em uma reunião, assembleia ou sessão. Sua principal finalidade é documentar as pautas discutidas, as deliberações e os encaminhamentos definidos pelos participantes. A importância de dominar as técnicas de como fazer ata reside na sua capacidade de:

• Servir como memória institucional: Permite que decisões e discussões passadas sejam facilmente recuperadas e compreendidas.
• Garantir transparência: Disponibiliza as informações relevantes a todos os interessados, mesmo aqueles que não puderam comparecer à reunião.
• Formalizar compromissos: Registra as responsabilidades assumidas e os prazos estabelecidos.
• Possuir valor legal: Em muitos contextos, especialmente em atas formais registradas em cartório, o documento possui validade jurídica, podendo ser utilizado como prova em processos judiciais.

Como Fazer Ata: Estrutura e Elementos Essenciais

Embora existam variações dependendo do grau de formalidade, uma ata bem elaborada geralmente segue uma estrutura padrão. Conhecer os elementos cruciais é o primeiro passo para aprender como fazer ata de maneira eficaz.

Cabeçalho e Abertura ao Aprender Como Fazer Ata

Esta seção inicial deve conter informações que identifiquem a reunião de forma clara e inequívoca. Inclui-se:

• Título: Indicação do tipo de reunião (ex: Ata da Reunião Ordinária do Conselho Deliberativo).
• Data, Hora e Local: Informações precisas sobre quando e onde a reunião ocorreu.
• Nome da Organização: Identificação da empresa, instituição ou grupo responsável pela convocação.

Lista de Presença e Verificação de Quórum em Como Fazer Ata

É fundamental registrar os nomes dos participantes presentes e, quando aplicável, dos ausentes com suas justificativas. Em reuniões formais, a verificação do quórum (número mínimo de presentes para que as deliberações tenham validade) também deve ser mencionada. O Código Civil Brasileiro, em diversos artigos, como o Art. 1.075, estabelece a necessidade de registro dos presentes e das deliberações em atas, especialmente para sociedades.

Ordem do Dia e Desenvolvimento das Discussões em Como Fazer Ata

Esta é a parte central da ata, onde se descrevem os assuntos tratados, seguindo a pauta previamente estabelecida. É importante que o relato seja objetivo, claro e fiel ao que foi discutido, registrando as diferentes opiniões e os argumentos apresentados. Evite transcrever falas na íntegra, focando na essência das discussões.

Deliberações e Encaminhamentos ao Elaborar Como Fazer Ata

Todas as decisões tomadas devem ser registradas de forma precisa, indicando o que foi aprovado, rejeitado ou adiado. Devem constar também os encaminhamentos definidos, como as tarefas a serem realizadas, os responsáveis por cada uma e os prazos para conclusão.

Encerramento e Assinaturas em Como Fazer Ata

Ao final da ata, deve-se registrar o horário de encerramento da reunião. Em seguida, colhem-se as assinaturas do secretário (responsável pela redação da ata) e do presidente da reunião. Em muitos casos, é recomendável que todos os presentes assinem a ata, conferindo maior legitimidade ao documento. O Código Civil, conforme alterado pela Lei nº 14.309/2022, permite a realização de reuniões e deliberações virtuais, e as atas dessas reuniões também devem ser devidamente lavradas e arquivadas.

Como Fazer Ata Formal vs. Informal

A principal distinção entre uma ata formal e uma informal reside no seu nível de rigor e na sua finalidade.

• Ata Formal: Segue um protocolo mais rígido, com linguagem formal e, frequentemente, a necessidade de registro em cartório para garantir sua validade jurídica. É comum em assembleias de sociedades, condomínios e outras entidades com obrigações legais. De acordo com o portal E-DOU, a ata formal é assinada por todos os integrantes e registrada em cartório.
• Ata Informal: Possui uma estrutura mais flexível e linguagem mais simples. É geralmente utilizada para registro de reuniões internas de equipes, discussões de projetos e outros encontros menos solenes. Mesmo sendo informal, deve manter a clareza e a precisão das informações.

Dicas Essenciais para Saber Como Fazer Ata com Excelência

Dominar a técnica de como fazer ata vai além de conhecer sua estrutura. Algumas dicas podem elevar a qualidade dos seus registros:

• Prepare-se com antecedência: Familiarize-se com a pauta da reunião e os assuntos que serão discutidos. Tenha o material necessário à mão.
• Seja objetivo e imparcial: Registre os fatos sem emitir opiniões pessoais ou juízos de valor. A neutralidade é crucial para a credibilidade da ata.
• Use linguagem clara e concisa: Evite termos ambíguos, jargões excessivos e frases longas. A ata deve ser de fácil compreensão para todos.
• Evite rasuras e espaços em branco: Em atas manuscritas ou mesmo digitadas que serão impressas para assinatura, não deixe espaços que permitam adulterações. Caso cometa um erro durante a redação, utilize a expressão "digo" seguida da correção. Se o erro for percebido após a conclusão, pode-se usar "em tempo" ao final do texto para a devida retificação.
• Revise com atenção: Antes de finalizar e distribuir a ata, releia todo o conteúdo para corrigir possíveis erros gramaticais, de digitação ou de informação.
• Grave a reunião (com consentimento): Se permitido e com o consentimento dos participantes, gravar o áudio da reunião pode ser um recurso valioso para garantir a fidedignidade do registro, especialmente em discussões complexas.
• Distribua rapidamente: Após a aprovação, compartilhe a ata com todos os envolvidos o mais breve possível.

Como Fazer Ata: Erros Comuns a Evitar

Conhecer os erros mais frequentes na elaboração de atas é fundamental para aprimorar a sua técnica de como fazer ata. Alguns deslizes incluem:

• Omissão de informações importantes: Deixar de registrar decisões cruciais ou responsáveis por tarefas.
• Falta de clareza e objetividade: Textos confusos ou prolixos que dificultam a compreensão.
• Parcialidade: Incluir opiniões pessoais ou favorecer um dos lados da discussão.
• Atraso na elaboração e distribuição: Demorar para redigir e compartilhar a ata pode comprometer a memória dos fatos e a agilidade na execução das tarefas.
• Não seguir um modelo padrão: Especialmente em contextos formais, a ausência de padronização pode gerar inconsistências.

A ata notarial, um tipo específico de ata lavrada por tabelião, possui fé pública e serve para atestar fatos presenciados pelo notário, sendo um importante instrumento probatório, conforme previsto no Código de Processo Civil. Sua utilização pode ser relevante em diversas situações, desde a constatação de conteúdo na internet até a verificação de condições em um local de trabalho.

Dominar a arte de como fazer ata é uma habilidade valiosa em qualquer ambiente profissional. Ao seguir as diretrizes e dicas apresentadas, é possível produzir documentos claros, precisos e confiáveis, que cumpram seu papel de registrar decisões e impulsionar a organização e a produtividade.